De kantooromgeving gaat op de schop door de digitale transformatie

De snelle toename van digitale toepassingen in het bedrijfsleven is voor een groot deel te verklaren door de groei van het aantal ‘millennials’ op de arbeidsmarkt. Millennials zijn tussen 1980 en 2000 geboren en opgegroeid met internet en mobiele apparaten. Deze groep werknemers heeft veel kennis van technologie en weet die eenvoudig in haar werkzaamheden te gebruiken.

Bedrijven voelen meer en meer de noodzaak om mee te bewegen met de moderne werknemers door de technologieën en tools aan te bieden die zij belangrijk vinden. Organisaties die dat niet doen, lopen het risico dat werknemers het bedrijf verlaten en dat ze de concurrentie niet meer kunnen bijhouden.

Veiligheid
Organisaties die niet meegaan in de digitale ontwikkeling lopen bovendien een veiligheidsrisico. Wanneer bedrijven hun werknemers niet voorzien in bruikbare en gebruiksvriendelijke applicaties en systemen, is de kans groot dat werknemers hun eigen tools kiezen om data en informatie te delen. Wat er dan gebeurt is dat de organisatie de controle over haar databeleid verliest, met als gevolg dat gevoelige data op straat kan komen te liggen.

Met de komst van de General Data Protection Regulation (GDPR), voelen bedrijven meer  druk om het IT-beleid goed in te richten en daar waar nodig aan te passen. Uit onderzoek van Sharp blijkt echter dat er nog veel werk aan de winkel is als het gaat om veilige datasystemen: 21 procent van de ondervraagde Nederlandse werknemers slaat regelmatig documenten en data op in een publieke clouddienst en ruim 22 procent gebruikt openbare diensten om documenten te delen, terwijl dit niet mag van de werkgever.

Let op complexiteit
Als bedrijven nieuwe tools en oplossingen in hun bedrijfsvoering implementeren, moeten ze er rekening mee houden dat de technologieën niet te complex in gebruik zijn. Technologie moet de werkprocessen eenvoudiger maken, niet ingewikkelder. Als de technologie niet gebruiksvriendelijk is, is de kans namelijk groot dat werknemers de technologie juist vermijden. Een implementatie van technologie die eerst bedoeld was om de werkprocessen efficiënter te maken, zorgt dan voor het tegenovergestelde effect.

Hetzelfde geldt voor samenwerking: technologie kan de samenwerking zowel verbeteren als juist belemmeren. Bij een vergadering op afstand bijvoorbeeld, is het heel belangrijk dat de technologie bijdraagt aan een efficiëntere vergadering. Maar als iemand de apparatuur bijvoorbeeld niet aan de praat krijgt, zit technologie de samenwerking juist in de weg. Bovendien zijn werknemers door het gebruik van telefoons, tablets en virtuele omgevingen veel sneller afgeleid. Dus ook in ‘face-to-face’ vergaderingen is het noodzakelijk dat de technologie de werknemers betrokken houdt in plaats van hen af te leiden.

Kortom: bedrijven kunnen niet anders dan meegaan in de digitale transformatie, maar moeten scherp blijven op de veiligheid en de gebruiksvriendelijkheid van technologie. De veiligheid houden ze bijvoorbeeld in de gaten door alle devices in de infrastructuur van de organisatie op te nemen, ook de technologie die werknemers thuis of in de trein gebruiken. Als de organisatie de juiste technologie faciliteert, is de kans kleiner dat werknemers technologie gebruiken die die onveilig zijn.

Organisaties doen er daarnaast verstandig aan altijd in het achterhoofd houden dat werknemers hun werk eenvoudiger en efficiënter uit kunnen voeren, in plaats het werk complexer te maken. Bijvoorbeeld door voor de aankoop de oplossingen te controleren op gebruiksvriendelijkheid. Maar ook door tools aan te schaffen die passen bij de manier van werken van nu: altijd en overal, op afstand en op vanaf ieder apparaat.