De software van een MFP is cruciaal voor de databeveiliging

Gevoelige informatie
Bedrijven hebben al heel lang moeite met de beveiliging van hun printers. Als wij met bedrijven in gesprek gaan over hun beveiliging, laten we altijd een filmpje zien dat al in 2008 door CBS in de Verenigde Staten is gemaakt. In het filmpje zie je een opkoper twee gebruikte multifunctionele printers kopen. Vervolgens worden de interne harde schijven van de MFP’s er uitgehaald en met behulp van eenvoudig te verkrijgen software uitgelezen, waardoor er duizenden originele documenten van de eerdere eigenaar gereproduceerd kunnen worden.. Hiermee kreeg hij allerlei gevoelige data van de vorige eigenaar in handen. Saillant detail is dat de vorige eigenaar de zedenafdeling van de politie was en dus veel gevoelige data bevatte.

Het filmpje is inmiddels tien jaar oud, maar nog steeds zeer actueel omdat het een gebrek aan kennis bij veel bedrijven illustreert. Uit gesprekken met klanten blijkt dat er vaak wel over beveiliging wordt nagedacht, maar dat het thema niet zo vaak wordt genoemd als kostenbesparing of flexibiliteit. MFP’s worden echter vaak juist over het hoofd gezien als het gaat om beveiliging, maar moeten worden gezien als een volwaardige computer en als onderdeel van het bedrijfsnetwerk. De MFP communiceert namelijk met andere apparaten en bevat een besturingssysteem en software. Daarbij vergeten bedrijven vaak dat een MFP veel privacygevoelige data verwerkt. Nu de nieuwe wetgeving eraan komt, groeit het bewustzijn onder de bedrijven dat ook de MFP moet worden beveiligd en krijgen we steeds vaker de vraag hoe de beveiliging kan worden geregeld.

Beveiliging
Gelukkig is de databeveiliging van een MFP eenvoudig te regelen. Met een goede Data Security Kit is de MFP al beschermd tegen verschillende digitale aanvallen. Enerzijds gaat de beveiliging over de communicatie van en naar de printer toe, bijvoorbeeld op basis van IP- en MAC-adres filtering. Anderzijds is de informatie op de MFP die naar andere apparaten wordt gestuurd ook beveiligd. Dit gebeurt door middel van identificatie van de eigenaar van het document, maar het is ook mogelijk om scans te beveiligen met een wachtwoord.

Wat veel mensen niet weten is dat elke print-, scan- en kopieeropdracht  van een MFP verloopt via of opgeslagen wordt op de interne harde schijf – die hierdoor een interessante bron van data is voor kwaadwillenden. Het is daarom bij Sharp ook mogelijk om de harde schijf te beveiligen met encryptie en aan het einde van het leasecontract de harde schijf plus alle instellingen volledig te wissen. Hierdoor voldoet de beveiliging van de MFP aan de AVG.”

Een combinatie van software en de MFP helpt nog eens extra met de fysieke beveiliging van documenten, door te voorkomen dat fysieke documenten bij de verkeerde persoon terechtkomen doordat ze onbeheerd op de uitvoer van de MFP blijven liggen. De software op een MFP beschermt ook de documenten die op de printer zijn opgeslagen. De software zorgt namelijk voor het beheer van printopdrachten, zodat bepaalde documenten niet zomaar worden afgedrukt en in handen van derden kunnen komen. Iedere gebruiker heeft als het ware een eigen beveiligde persoonlijke omgeving in het documentbeheer, die alleen díe gebruiker kan inzien. Om het document af te drukken, moet de gebruiker zich eerst identificeren met bijvoorbeeld een toegangspas of een pincode. Hiermee wordt voorkomen dat personen toegang hebben tot documenten van anderen – waardoor er een potentieel datalek wordt voorkomen.

Het is geen enkel probleem om een MFP goed te beveiligen, maar dan moeten bedrijven hier wel een prioriteit van maken. Met betrekking tot de invoering van de AVG zijn bedrijven zich hier al steeds meer van bewust. Nu is het slechts een kwestie van het activeren van de beveiligingsmogelijkheden en het gebruiken van de juiste software.