Hoe de juiste technologie de kwaliteit van vergaderingen kan verbeteren

Toch worden vergaderingen in de meeste gevallen gewoon voortgezet als een deel van de aanwezigen met andere dingen bezig is. Zo blijkt uit het onderzoek dat slechts 16 procent van de kantoormedewerkers zijn collega’s aanspreekt op het gedrag dat hem stoort. Organisaties zouden er daarom voor kunnen kiezen technologie aan te schaffen die de kans dat werknemers afgeleid raken simpelweg een stuk kleiner maakt.

Onderlinge interactie  
“Wij merken dat organisaties behoefte hebben aan technologie waarmee de aanwezigen actief bij de vergadering worden betrokken. Interactie is het sleutelwoord: hierdoor blijven aanwezigen actief en komen ze veel minder in de verleiding om even hun mail te checken”, vertelt Ronald Huijbregts, Manager Visual Solutions. Sharp heeft in de afgelopen jaren de Big Pad lijn ontwikkeld met verschillende typen interactieve displays. Aanwezigen kunnen hun mobiele apparaten draadloos aan het display koppelen en eigen content via het scherm delen. Hierdoor kan er bijvoorbeeld van vier aanwezigen tegelijkertijd content op het display te zien zijn.

Daarnaast kunnen gebruikers gemakkelijk aantekeningen maken, zowel op hun eigen mobiele apparaat als op het interactieve display. Deelnemers kunnen met hun vinger op het display schrijven, wat net zo natuurlijk aanvoelt als het schrijven met pen op papier. Het handschrift wordt vervolgens op het display in standaardtekst omgezet. Hierdoor hoeven aanwezigen hun suggestie niet tot het einde te onthouden en kunnen ze gemakkelijker met hun aandacht bij de volgende slide of het volgende agendapunt blijven.

Sharps displays ondersteunen veel soorten content zoals alle Microsoft applicaties, video’s, webpagina’s, enzovoort. Huijbregts: “We willen voorkomen dat gebruikers vlak voor een presentatie of vergadering te maken krijgen met niet werkende apparatuur omdat bepaalde content niet wordt ondersteund. Dat is niet alleen vervelend, maar zorgt ook voor onrust voor de andere aanwezigen.” Een aantal Big Pad modellen is daarom voorzien van een uitbreidingsslot met Mini-Open-Pluggable Specification. Dankzij deze functionaliteit kunnen alle soorten content op het display worden afgespeeld en kunnen de displays zelfs van verschillende computerfuncties worden voorzien.

Een gebruiker van een Big Pad display vertelt: “We merken dat werknemers sneller ideeën aandragen nu de technologie het makkelijker maakt een aantekening op de juiste plek in de presentatie te maken. Bovendien zijn ze meer betrokken bij wat er besproken wordt, waardoor ze minder vaak met andere zaken zoals hun e-mail bezig zijn.”