Printkosten reduceren? Begin vandaag nog!
Minder afdrukken is een mindset
Het verminderen van het aantal afdrukken is een manier van denken waar nog niet iedereen aan gewend is. Niet elke kantooromgeving of individu is ingesteld om minder te printen, terwijl veel interne processen sneller en gemakkelijker digitaal kunnen worden geregeld. Een voorbeeld hiervan is het digitaliseren van documenten en het archiveren daarvan. Voor veel bedrijven in het MKB is dit nog een behoorlijke uitdaging.
Iets wat je zelf kan doen is documenten zoveel mogelijk online opslaan, maar ook facturen digitaal versturen en ontvangen. Hierdoor bespaar je niet alleen op de printkosten, maar ook op verwerkings- en portokosten. Terwijl je ook nog eens sneller toegang hebt tot de juiste documenten en ze makkelijker kunt terugvinden.
Wijzig de standaardinstellingen van de printer
Niet alles hoeft in kleur te worden afgedrukt en een vel papier heeft twee zijden. Door de standaardinstellingen van de printer op zwart-wit te zetten en daarnaast deze ook nog eens op standaard dubbelzijdig afdrukken te zetten wordt er direct bespaard op zowel toner- als papierverbruik.
Schakel de printer uit buiten kantoortijd
Niet alleen toner en papier worden veel verbruikt door een printer, een printer verbruikt ook stroom. Veel printers staan dag en nacht aan terwijl ze maar enkele uren per dag worden gebruikt. De nieuwste generatie printers zijn voorzien van een bewegingssensor waardoor deze opstart als je pas voor de printer staat.
Heb je nog een oudere generatie printer? Dan kan je deze aan- of uitzetten met behulp van een timer of door gewoon op de aan-/ uitknop te drukken. Zo wordt het stroomverbruik al snel met de helft verminderd.
Ga in de cloud werken
Werken in de cloud kent vele voordelen ten opzichte van het meenemen van documenten en het is ook nog eens makkelijker dan je denkt. We hebben tegenwoordig vaker toegang tot een internetverbinding, terwijl we niet altijd toegang hebben tot onze papieren documenten. Cloud-werken draagt niet alleen bij aan de flexibiliteit, maar maakt het delen van documenten met collega’s ook nog eens een stuk makkelijker.
Er zijn vele gratis versies van cloud-oplossingen beschikbaar, maar deze zijn niet altijd even veilig om in te werken en kunnen niet beheerd worden door een door het bedrijf aangewezen beheerder. Bedrijven bieden werknemers daarom vaak een digitale werkplek aan. Informeer daarom bij jouw IT-beheerder naar wat de mogelijkheden zijn voor cloud-werken.
Heb je iets langer de tijd?
Ben je opzoek naar manieren om op de lange termijn de printkosten te reduceren? Denk dan bijvoorbeeld aan een documentmanagement-, tonermanagement- of een follow-me systeem! Hierdoor worden niet alleen het aantal afdrukken gereduceerd, maar krijg je ook volledig inzicht in het totaal aantal gemaakte afdrukken per gebruiker, per afdeling etc. Meer informatie? Kijk op www.sharp.nl of neem contact op met 030 635 9500.