Zo kiest u de juiste printer voor uw bedrijf

Inventarisatie is het sleutelwoord
Wanneer tien van uw medewerkers gebruikmaken van dezelfde printer, loont het al om een MFP te gebruiken. Heeft u een groot bedrijf dan moet u uitgaan van circa 10 tot 15 gebruikers per MFP. Om de juiste multifunctional voor uw bedrijf te kiezen is het belangrijk eerst inzichtelijk te krijgen hoe dit apparaat wordt gebruikt en waarvoor u het zou willen gebruiken. Hoeveel afdrukken, kopieën en scans zijn er in het afgelopen half jaar gemaakt? Deze overzichten kunt u eenvoudig door uw huidige printer laten uitdraaien. Tel hierbij ook de gegevens op van de losse printers en scanners die op bureaus staan. Een goede inventarisatie van een specialist, geeft u meer inzicht en stelt u in staat om uw apparatuur beter te laten aansluiten op de behoeftes binnen uw organisatie.

Printen
Voor de functionaliteit ‘afdrukken’ zijn de antwoorden op de volgende vragen van belang. Worden grote bestanden of juist veel kleine documenten van een paar pagina’s geprint en in wat voor papiersoort of maat? Voor dit eerste is een printer met een hogere snelheid (meer pagina’s per minuut) wenselijk, zodat uw medewerkers minder lang hoeven te wachten. Ook de benodigde grootte van de papierinvoer kunt u hieruit afleiden. U wilt immers niet dat er vijf keer per dag papier moet worden bijgevuld. Noteer ook de afwijkende soorten, gewichten en maten die in de taken voorkomen om dit te bespreken. Laat u dus tijdens proces niet alleen goed informeren over de juiste MFP, maar ook naar de extra oplossingen die een leverancier te bieden heeft.

Kopiëren en scannen
De mogelijkheden voor papierverwerking met een MFP gaan veel verder dan de keuze tussen kleur of zwart-wit. Zo kunnen documenten die zijn vastgeniet automatisch losgemaakt worden en kopieën kunnen worden voorzien van perforatiegaten of zelfs direct worden ingebonden.

Ook de scanfunctie is uitgebreider dan alleen beeldresolutie. Tenzij u heel specifieke wensen heeft, kan een multifunctional elke aparte scanner vervangen. Bovendien is er software beschikbaar die gescande tekstdocumenten opslaat als bewerkbare tekst. Deze zogeheten tekstherkenningssoftware is praktisch wanneer uw organisatie een digitaliseringsslag wil maken. Daarnaast zijn er ook nog verschillende software mogelijkheden voor het optimaliseren van bijvoorbeeld HR, Finance of orderprocessen.

Databescherming
Uw MFP is verbonden met uw bedrijfsnetwerk. Deze toegankelijkheid is prettig voor uw medewerkers, maar kan ook een ongewenste ingang voor hackers zijn. Goede beveiligingsmaatregelen, bijvoorbeeld het toelaten van specifieke IP-adressen, zijn dus nodig. Laat u daarom ook goed informeren over de beveiligingsmogelijkheden en de eventuele zwakke punten in uw netwerk!

Alles wat u kopieert, scant en afdrukt, wordt bij een MFP op een harde schijf op opgeslagen. Deze kan zó worden ingesteld dat documenten tijdens het uitvoeren van de opdracht met een encryptie worden gecodeerd en dat zij na afloop direct van de harde schijf worden verwijderd. Daarnaast heeft iedere gebruiker een eigen beveiligde persoonlijke omgeving in het documentbeheer. Om het document af te drukken, moet hij zich eerst identificeren met bijvoorbeeld een toegangspas of een pincode. Wanneer u meerdere printers in uw kantoorgebouw heeft, kunt u kiezen voor een ‘follow me’-systeem. Wanneer u op een andere plek in het gebouw bent dan uw normale werkplek, kunt u zich bij elke printer in uw omgeving aanmelden en direct afdrukken.

Tip van de dag!
​​​​​​​ De oplevering en goede installatie van de MFP vindt altijd plaats in samenwerking met uw ICT-medewerker(s). Eventuele hordes in de integratie met het bedrijfsnetwerk zijn dan snel genomen. Om te zorgen dat medewerkers snel met de nieuwe printer kunnen werken, is het handig om een aantal key-users te selecteren. Dit zijn de mensen die vaak printen en het niet erg, of zelfs leuk, vinden om kleine printproblemen van hun collega’s op te lossen en te zorgen dat alles volledig naar wens werkt.

Benieuwd naar de mogelijkheden voor uw organisatie? Laat u vrijblijvend informeren!